Záznam správce o činnostech zpracování

Kdy použít

Průběžně. Záznam vede prakticky každá firma, výjimka pro subjekty pod 250 zaměstnanců je děravá (neplatí u nepříležitostného zpracování, u rizika pro práva ani u zvláštních kategorií), a personální a zákaznická agenda ji vylučuje skoro vždy.

Na co si dát pozor

Jeden řádek (karta) na každý účel zpracování, ne jeden dokument na celou firmu. Záznam se nepodepisuje u notáře ani neposílá úřadu, jen se udržuje aktuální a předloží na výzvu.

Vzor

Záznam o činnostech zpracování podle čl. 30 odst. 1 GDPR

Správce: [DOPLNIT: název, IČO, sídlo, kontakt]. Pověřenec: [DOPLNIT / nejmenován].

Karta činnosti zpracování č. [DOPLNIT]:

1. Účel zpracování: [DOPLNIT, např. personální a mzdová agenda].
2. Právní titul: [DOPLNIT, např. čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR].
3. Kategorie subjektů údajů: [DOPLNIT, např. zaměstnanci, uchazeči].
4. Kategorie osobních údajů: [DOPLNIT, vč. případných zvláštních kategorií podle čl. 9].
5. Kategorie příjemců: [DOPLNIT, např. OSSZ, zdravotní pojišťovny, externí účetní].
6. Předání do třetí země: [ne / DOPLNIT zemi a záruky].
7. Lhůta pro výmaz: [DOPLNIT podle spisového a skartačního plánu].
8. Obecný popis technických a organizačních opatření (čl. 32): [DOPLNIT, např. řízení přístupů, šifrování, zálohování, školení].

Datum poslední revize a odpovědná osoba: [DOPLNIT].

Jsi seniorní český právník se specializací na ochranu osobních údajů. Piš česky, věcně, bez vaty.

ÚKOL: Sestav záznam správce o činnostech zpracování podle článku 30 odst. 1 GDPR pro jednu činnost.

MOJE SITUACE (doplň, co platí, zbytek smaž):
- Správce (jméno, kontakt, případně pověřenec): [DOPLNIT]
- Činnost a její účel: [DOPLNIT]

MUSÍ POKRÝT tyto body:
1. Jméno a kontakt správce, případně společného správce a pověřence
2. Účely zpracování
3. Kategorie subjektů údajů a kategorie osobních údajů
4. Kategorie příjemců, včetně příjemců ve třetích zemích
5. Případné předání do třetí země a doložení záruk
6. Plánované lhůty pro výmaz jednotlivých kategorií údajů
7. Obecný popis technických a organizačních bezpečnostních opatření (článek 32)

PRAVIDLA:
- Vycházej jen z bodů výše a z mé situace. Nevymýšlej si paragrafy ani jejich obsah a neuváděj číslo paragrafu, které ti nedám.
- Kde mi údaj chybí, nech na tom místě výrazné [DOPLNIT: ...], nic si nedomýšlej.
- Piš srozumitelně, ne úřednickým jazykem.

VÝSTUP rozděl na dvě části:
A) Hotový text k použití.
B) Než ho použiju: co si mám doplnit nebo ověřit a co závisí na mé konkrétní situaci.