Odpověď na žádost, které nelze vyhovět (věcná výjimka × zneužití podle čl. 12 odst. 5)

Kdy použít

Nejdřív si ujasněte, kterou ze dvou cest jdete. Pletou se a následek je pokaždé jiný.

Cesta A: věcné nevyhovění konkrétnímu právu. Žádost je v pořádku, jen právo, kterého se subjekt dovolává, mu v daném rozsahu nevzniká. Typicky žádost o výmaz mzdových údajů, které musíte podle zákona vést: uplatní se výjimka podle čl. 17 odst. 3 písm. b). Žádost posoudíte věcně a vysvětlíte, proč právo nevzniká. Nic tu není zneužitím a nic se nezpoplatňuje.

Cesta B: zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená žádost podle čl. 12 odst. 5. Tady nejde o obsah práva, ale o samotnou žádost. Typicky totéž podání bez změny okolností opakované v krátkém sledu. Následkem je přiměřený poplatek, anebo odmítnutí úkonu.

Tenhle vzor dává text pro obě cesty; použijte tu, která na vaši situaci sedí, a nemíchejte je. Označit legitimní žádost za zneužívající jen proto, že jí nelze vyhovět věcně, je vada, která se v řízení u ÚOOÚ vysvětluje špatně.

Na co si dát pozor

Zjevnou nedůvodnost nebo nepřiměřenost dokládá správce, ne subjekt (čl. 12 odst. 5 poslední věta). Poučení o stížnosti u ÚOOÚ a o soudní ochraně je povinné vždy, u obou cest, a to do měsíce od obdržení žádosti (čl. 12 odst. 4).

Kdy může být zneužívající i první žádost. Podle rozsudku SDEU ve věci C-526/24 Brillen Rottler ze dne 19. března 2026 lze za nepřiměřenou označit i první žádost, prokáže-li správce, že nebyla podána s cílem informovat se o zpracování a ověřit jeho zákonnost, nýbrž se zneužívajícím úmyslem, tedy aby si žadatel uměle vytvořil podmínky pro získání výhody z nařízení. Že subjekt podal u různých správců několik žádostí následovaných nároky na náhradu újmy, lze při prokazování zohlednit. Výjimka je úzká: samotný záměr připravit si podklady pro spor zneužitím není a počet žádostí sám o sobě nestačí.

Vzor A: věcné nevyhovění (čl. 17 odst. 3 a obdobné výjimky)

Sdělení k Vaší žádosti podle GDPR

Vážená paní / vážený pane [DOPLNIT],

dne [DOPLNIT] jste nás požádal(a), abychom [DOPLNIT: např. vymazali údaje o Vaší mzdě].

Vaši žádost jsme posoudili a v uvedeném rozsahu jí nemůžeme vyhovět. Uvedené údaje zpracováváme na základě právní povinnosti [DOPLNIT: např. podle zákoníku práce a předpisů o sociálním zabezpečení, čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR] a právo na výmaz se podle čl. 17 odst. 3 písm. b) GDPR na zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti nevztahuje. Údaje budeme zpracovávat po dobu [DOPLNIT] a poté je vymažeme.

[Doplňte, čemu vyhovět lze: např. výpis zpracovávaných údajů podle čl. 15, oprava nepřesného údaje podle čl. 16, omezení zpracování podle čl. 18.]

Poučení: máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, a domáhat se soudní ochrany.

[Správce, datum, podpis]

Vzor B: odmítnutí podle čl. 12 odst. 5

Použijte jen tehdy, unesete-li důkaz zjevné nedůvodnosti nebo nepřiměřenosti. Pochybujete-li, jděte cestou A nebo žádosti vyhovte.

Sdělení k Vaší žádosti podle GDPR

Vážená paní / vážený pane [DOPLNIT],

dne [DOPLNIT] jste nás požádal(a) o [DOPLNIT].

Touž žádost jste u nás podal(a) dne [DOPLNIT] a odpověděli jsme na ni dne [DOPLNIT]. Od té doby se okolnosti zpracování nezměnily [DOPLNIT konkrétně, proč]. Vaši žádost proto podle čl. 12 odst. 5 GDPR považujeme za [zjevně nedůvodnou / nepřiměřenou] a [odmítáme jí vyhovět / požadujeme za její vyřízení přiměřený poplatek ve výši [DOPLNIT], odpovídající administrativním nákladům].

[Volitelně, jen máte-li pro to doklady: Uvádíme, které skutečnosti nás k tomuto závěru vedou: [DOPLNIT].]

Poučení: máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, a domáhat se soudní ochrany.

[Správce, datum, podpis]

Jsi seniorní český právník se specializací na ochranu osobních údajů. Piš česky, věcně, bez vaty.

ÚKOL: Sestav odmítnutí zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti podle článku 12 odst. 5 GDPR s povinným poučením.

MOJE SITUACE (doplň, co platí, zbytek smaž):
- Čeho se žádost týkala: [DOPLNIT]
- Proč ji odmítám (zjevná nedůvodnost, nepřiměřenost, opakování): [DOPLNIT]

MUSÍ POKRÝT tyto body:
1. Věcný důvod odmítnutí, který dokládá správce
2. Případný odkaz na právní povinnost bránící výmazu (článek 17 odst. 3)
3. Povinné poučení o stížnosti u ÚOOÚ a soudní ochraně
4. Dodržení lhůty jeden měsíc

PRAVIDLA:
- Vycházej jen z bodů výše a z mé situace. Nevymýšlej si paragrafy ani jejich obsah a neuváděj číslo paragrafu, které ti nedám.
- Kde mi údaj chybí, nech na tom místě výrazné [DOPLNIT: ...], nic si nedomýšlej.
- Piš srozumitelně, ne úřednickým jazykem.

VÝSTUP rozděl na dvě části:
A) Hotový text k použití.
B) Než ho použiju: co si mám doplnit nebo ověřit a co závisí na mé konkrétní situaci.