Čl. 12 · Transparentní informace, sdělení a postupy pro výkon práv subjektu údajů

Související ustanovení: čl. 5 odst. 1 písm. a) (transparentnost jako zásada); čl. 11 (zpracování bez identifikace); čl. 13 a 14 (co se sděluje); čl. 15 až 22 (práva na žádost); čl. 34 (oznámení porušení subjektu); čl. 57 odst. 3 (bezplatnost u dozorového úřadu)

Judikatura: C-416/23 (zjevně nedůvodné a nepřiměřené žádosti u dozorového úřadu); C-154/21 Österreichische Post (rozsah informace o příjemcích)

I. Společná procesní norma pro celou kapitolu

1 Odstavec 1 ukládá poskytovat informace „stručným, transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků”. Čtyři požadavky, z nichž první dva jdou proti sobě: být stručný a přitom úplný. Řeší se to vrstvením, tedy krátkým sdělením s odkazem na podrobnosti, ne odkazem na dokument o dvaceti stranách.

2 Poslední část věty, „zejména pokud se jedná o informace určené konkrétně dítěti”, znamená, že srozumitelnost se poměřuje k adresátovi. Text psaný pro dospělé je vůči dětem nedostatečný, i když je právně bezvadný.

3 Odstavec 2 přidává obecnou povinnost výkon práv usnadňovat. Není to proklamace: postupy, které uplatnění práva ztěžují (jediný formulář, povinná registrace, žádost jen poštou), jsou porušením i tehdy, když správce nakonec odpoví včas.

II. Lhůta jednoho měsíce a její prodloužení (odst. 3)

4 Správce poskytne informace o přijatých opatřeních „bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti”. Jsou to dvě lhůty naráz. Měsíc je strop, ne standard; u jednoduché žádosti je odpověď po čtyřech týdnech sama o sobě zpožděná.

5 Prodloužit lze o další dva měsíce „v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí”. Prodloužení není automatické a musí být oznámeno do jednoho měsíce od obdržení žádosti, a to spolu s důvody. Kdo mlčí měsíc a pak oznámí prodloužení, lhůtu už zmeškal.

6 Lhůta běží od obdržení žádosti, ne od jejího „zaevidování” nebo od okamžiku, kdy se dostane ke správnému oddělení. Vnitřní organizace správce běh lhůty neovlivňuje.

7 Žádost není třeba adresovat pověřenci ani na určenou adresu. Došla-li komukoli u správce a je z ní patrné, čeho se týká, lhůta běží. Právě proto se u větších organizací vyplatí školit první linii, ne jen právní oddělení.

III. Odmítnutí žádosti a poučení (odst. 4)

8 Nepřijme-li správce požadované opatření, musí subjekt informovat „bezodkladně a nejpozději do jednoho měsíce” o důvodech a zároveň o možnosti podat stížnost u dozorového úřadu a žádat o soudní ochranu. Chybějící poučení je samostatná vada, i když je odmítnutí věcně správné.

9 Mlčení odmítnutím není. Nečinnost je porušení odstavce 3 a otevírá cestu ke stížnosti podle čl. 77 i k žalobě podle čl. 79, aniž by se subjekt musel dohadovat, jestli byla žádost zamítnuta.

IV. Bezplatnost a hranice zneužití (odst. 5)

10 Informace i opatření se poskytují bezplatně. Poplatek je výjimka pro žádosti „zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují”, a i tehdy musí být přiměřený administrativním nákladům. Alternativou je žádosti nevyhovět.

11 Poslední věta odstavce je klíčová a přehlíží se: „Zjevnou nedůvodnost nebo nepřiměřenost žádosti dokládá správce.” Břemeno je tedy obrácené a tvrzení „žadatel nás zahlcuje” bez doložení neobstojí.

12 Zjevná nedůvodnost není totéž co nepohodlnost. Opakovaná žádost o týž rozsah údajů po krátké době může být nepřiměřená; žádost, která se správci nelíbí nebo míří k budoucímu sporu, nedůvodná není. Motiv žadatele je zpravidla nerozhodný.

13 Slovo zpravidla je tam po rozsudku ve věci C-526/24 Brillen Rottler ze dne 19. března 2026 nutné. Soudní dvůr v něm připustil, že za „nepřiměřenou” lze kvalifikovat i první žádost o přístup, prokáže-li správce s ohledem na všechny okolnosti případu, že žádost byla podána nikoli s cílem informovat se o zpracování a ověřit jeho zákonnost, aby subjekt mohl následně dosáhnout ochrany svých práv, nýbrž se zneužívajícím úmyslem, jako je umělé vytvoření podmínek pro získání výhody plynoucí z nařízení. Že subjekt podle veřejně dostupných informací podal u různých správců několik žádostí následovaných nároky na náhradu újmy, lze při prokazování takového úmyslu zohlednit.

14 Výjimka je úzká a je namístě ji tak i používat. Běžný motiv připravit si podklady pro spor zneužitím není; rozdíl je mezi žádostí, která má posloužit sporu, a žádostí, jejímž jediným účelem je vyrobit si nárok na náhradu újmy. Břemeno podle poslední věty odstavce 5 nese pořád správce a nese ho i pro tenhle úmysl. Pouhý počet žádostí sám o sobě nestačí, je to jen jeden z důkazů.

15 Týž rozsudek mimochodem potvrdil, že porušení práva na přístup podle čl. 15 odst. 1 může založit nárok na náhradu újmy podle čl. 82 odst. 1. Odmítnutí žádosti tedy není bez rizika ani v opačném směru.

16 Obdobný test se uplatní i u dozorového úřadu. Ve věci C-416/23 Soudní dvůr uzavřel, že vysoký počet stížností sám o sobě úřad nezbavuje povinnosti se jimi zabývat a že odmítnout či zpoplatnit lze jen žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené. Úřad tedy nemůže odmítat stížnosti proto, že jich je hodně.

V. Ověřování totožnosti (odst. 2 a 6)

17 Odstavec 6 dovoluje vyžádat si dodatečné informace k potvrzení totožnosti, má-li správce důvodné pochybnosti. Není to standardní krok u každé žádosti. Pokud žádost přijde z e-mailové adresy, kterou správce pro komunikaci se subjektem běžně používá, pochybnost obvykle nevzniká.

18 Nejčastější chyba je požadovat kopii dokladu totožnosti. To je zpravidla v rozporu s minimalizací: k ověření stačí údaj, který správce už má a který zná jen subjekt. Kopie dokladu navíc zakládá nové zpracování, které samo potřebuje titul.

19 Ověřování nesmí sloužit k oddalování. Čas strávený ověřováním lhůtu nestaví, pokud si správce vyžádá informace pozdě nebo si vyžádá víc, než potřebuje.